Conservazione digitale dei documenti informatici a norma: cosa significa?
Le imprese di qualsiasi comparto non possono più rinunciare alla conservazione digitale a norma, la procedura che permette di ottimizzare la gestione documentale. Negli ultimi anni, nelle aziende si è registrata la necessità di limitare costi e tempi, ma soprattutto di ripensare agli spazi interni. In questo contesto si è iniziato ad adottare alcuni accorgimenti, come ad esempio la digitalizzazione dei documenti cartacei. Grazie a tale processo si facilita il reperimento degli atti archiviati e si mettono a disposizione dei colleghi sfruttando la rete aziendale interna. La conservazione digitale dei documenti serve anche a far lavorare meglio i dipendenti, ma naturalmente bisogna fare in modo che il passaggio dalla carta al computer sia rispettoso dei requisiti normativi, in modo da avere efficacia legale, esattamente come gli originali. Nulla va lasciato al caso perché si tratta di avere rapporti con clienti e fornitori, gestendo ordini, pagamenti e anche il pagamento di tasse e imposte. La procedura deve essere fatta con grande attenzione, senza sbagli che possano pregiudicare il valore di ogni singola lettera, fattura o altro atto.
In cosa consiste la conservazione digitale?
La digitalizzazione di documenti e fascicoli ha lo scopo di rendere accessibili, leggibili e autentici tutti gli atti. La conservazione dei documenti digitali richiede un archivio informatico in grado di contenere un’ampia gamma di metadati da restituire al momento della richiesta da parte dell’utilizzatore. Le imprese hanno modo di amministrare meglio il patrimonio finanziario perché mediante un computer attrezzato si ha modo di trovare facilmente e con precisione tutti i documenti che servono. Infatti, non è sufficiente archiviare bene ogni modulo, ma anche rintracciarlo senza difficoltà all’occorrenza. Bisogna sempre accertarsi che ciascun foglio sia integro e privo di manomissione, così da assicurare che nessuno possa accedere al sistema e apportare modifiche. Tale aspetto è essenziale perché riguarda il valore del documento. Oltre alla digitalizzazione del materiale cartaceo, si creano nuovi documenti senza bisogno della carta, ciò significa che si devono usare strumenti adatti per fare in modo che l’incartamento sia protetto e non possa subire variazioni di alcun genere. Vi sono informazioni essenziali che hanno lo scopo di attestare l’autenticità dell’atto e del suo contenuto. Un esempio utile è la firma digitale, pensata proprio per dare lo stesso valore di quella autografa, quindi valida in ogni contesto, anche di fronte a un tribunale. Tale elemento è solo uno di quelli impiegati nella conservazione sostitutiva dei documenti contabili, a cui si aggiunge la marca temporale, che ha il compito di certificare data e ora della redazione del documento. Non bisogna dimenticare che anche il formato del file è fondamentale. La validità è data a estensioni come PDF, messaggio email, JPG, XML e TXT.
Norme e professionisti
La conservazione elettronica dei documenti contabili e di F24, fatture, verbali del consiglio di amministrazione e ogni altro atto deve avvenire secondo la legge. La formazione e la gestione di diversi documenti riguarda tutti i dati digitali interni all’azienda. Tutto deve essere tenuto in modo accurato, specialmente per tutti gli atti che hanno rilevanza giuridica. Se si commettono errori, si può essere sanzionati. Serve la compliance per dare sicurezza all’impresa. A doversi occupare della scansione devono essere addetti capaci e preparati, l’ufficio legale deve poter disporre digitalmente di tutte le sentenze riferite al ruolo centrale della conservazione sostitutiva e appunto digitale. Chi si trova in difficoltà, dovrebbe affidarsi a esperti del settore, così da attivare le procedure corrette e mantenere intatta la validità di ciascun atto. Un professionista aiuta l’impresa in tutte le fasi della gestione dei vari moduli, realizzando un archivio adeguato e curando, unitamente allo staff competente, la produzione della nuova documentazione. La conservazione digitale a norma è vitale per una ditta, quindi è necessario seguire sempre le regole in maniera scrupolosa.
